Hälytystyöhön kutsuva viesti työnantajalta WhatsApp-ryhmään? Ei kun kuittaamaan ja paikan päälle. Kuulostaa sujuvalta, ja sitä se parhaimmillaan onkin. Mutta entä, jos samassa ryhmässä mollataan, uhkaillaan tai jaetaan muuta asiatonta sisältöä? Pyysimme Työturvallisuuskeskuksen johtavalta asiantuntijalta Päivi Rauramolta vinkit työyhteisön WhatsApp-viestintään. Yhdessä sopimalla vältetään moni karikko.
1. Ota puheeksi ja ilmoita
Muista ainakin kaksi periaatetta: Puutu, jos näet! Kerro, jos koet!
Kuka tahansa voi ottaa epäasiallisena kokemansa kirjoittelun tai muun sisällön puheeksi ja pyytää kirjoittajaa lopettamaan. Jos tilanne ei tällä korjaannu, asiassa voi kääntyä heidän puoleensa, joiden tehtävänä on puuttua työpaikan ristiriitatilanteisiin: oman esihenkilön tai muun työnantajan edustajan. Voit myös kääntyä työsuojeluvaltuutetun puoleen. Jos työpaikallasi on ohjeistus epäasiallisen kohtelun tilanteisiin, toimi aina sen mukaan.
2. Työnantajalla on puuttumisvelvollisuus
Kun kyseessä on työnantajan hallinnoima viestintäkanava, hänen tulee puuttua epäasialliseen sisältöön ja käytökseen. Asiaton kirjoittelu vaikuttaa työhön monin tavoin: muun muassa aiheuttaa ristiriitoja, heikentää työilmapiiriä ja haittaa työn tekemistä.
3. Linjatkaa yhdessä!
Pelisäännöt voidaan ja kannattaakin linjata osana työpaikan yhteistoimintaa. Yhteistoimintalakihan edellyttää säännönmukaista vuoropuhelua työnantajan ja henkilöstön välillä muun muassa työpaikalla sovellettavista säännöistä, käytännöistä ja toimintaperiaatteista.
Hyvää pohjaa linjauksille löytyy esimerkiksi Työturvallisuuskeskuksen Sosiaalisen media työkäyttö -digijulkaisusta.
4. Ongelmat voi selättää
Työpaikoilla on selvitty sisäisen viestinnän ongelmista yhteistyöllä: sopimalla toimintatavoista, kouluttamalla, laatimalla ohjeita… Ongelmatilanteista kootun tiedon avulla tiedostetaan riskit ja päästään keskustelemaan, oppimaan ja kehittämään omia toimintatapoja.
Työyhteisön psykologinen turvallisuus ja luottamus tukevat myös onnistunutta sisäistä viestintää.
5. Muista lojaliteettivelvollisuus
Yhdessä sovitusta, työnantajan kustantamasta työpaikan sisäisen viestinnän kanavasta ei voi erota tuosta vain. Tarvitaan perusteltu syy ja korvaava käytäntö.
Sekä työnantajaa että -tekijää sitoo lojaliteettivelvollisuus: kummankin tulee ottaa huomioon toisen perustellut edut ja tarpeet. Siksi työpaikan yhdessä sovitussa viestintäkanavassa ei voi ilman perusteltua syytä vain olla vastaamatta ja keskustelematta.
6. Lopettaessa tarvitaan korvaaja
Virallisen kanavan lopettaminen voi tulla kyseeseen, jos ongelmia ei pystytä ratkaisemaan tai jos löytyy parempi ja tietoturvallisempi ratkaisu työpaikan sisäiseen viestintään. WhatsAppia ei esimerkiksi viralliseen viestintään edes suositella.
Pikaviestinnän kanava olisi hyvä valita samasta ”teknologiaperheestä”, josta muutkin organisaation työkalut. Suurella osalla työpaikoista on käytössä Microsoft, jolloin saman perheen Teams olisi luonteva valinta.
7. Kanavan perustamisen periaatteet
Laki ei ota kantaa siihen, millä välineellä työnantaja voi olla yhteydessä työntekijöihin tai johtaa työntekoa. WhatsAppin ja muiden vastaavien sovellusten yleistyessä puhelut ja tekstiviestit ovat työyhteisöissä jääneet vähemmälle.
Työntekijää ei voi velvoittaa käyttämään omaa puhelintaan tai hankkimaan sellaista työyhteisön sisäisäistä viestintää varten, vaan työnantajan tulee järjestää älypuhelin työntekijän käyttöön yhteydenpitoa varten. Mahdollista on myös sopia yksittäisen työntekijän kanssa jokin vaihtoehtoinen tiedonvälitystapa.
Yhteisessä linjauksessa voidaan määritellä myös, saako työnantajan hankkimaa puhelinta käyttää vain työtehtävien hoitamiseen vai onko myös henkilökohtainen käyttö sallittua.
8. Tavoitettavuudesta on hyvä sopia erikseen
Työntekijän ei tarvitse seurata puhelintaan vapaa-ajallaan, ja tarvittaessa ryhmän viestit voi mykistää. Jos vastaamiseen vapaa-ajalla kuitenkin on jostain syystä tarvetta, on yksinkertaisinta, että periaatteista sovitaan työpaikalla yhdessä. Jos työsopimuksessa on sovittu esimerkiksi varallaolosta, viestinnän seuraaminen kuuluu asiaan. Työntekijä voi sitoutua olemaan vapaa-ajallaan tavoitettavissa niin, että hänet voidaan tarvittaessa kutsua työhön. Tätä kutsutaan varallaoloksi, jota ei lueta työaikaan.
Hyödyllisiä linkkejä:
Työturvallisuuskeskuksen julkaisu sosiaalisen median työkäytöstä työsuojelun näkökulmasta
Työturvallisuuskeskuksen julkaisu yhteistoiminnasta ja vuorovaikutuksesta työpaikan arjessa
