Mitä jokaisen työntekijän on hyvä tietää ajoneuvoseurannasta ja henkilötietojen käsittelystä?
Työauton seuranta ja tietosuoja
Työnantajalla voi olla perusteltu tarve seurata omistamiaan ajoneuvoja. Paikantamista voidaan käyttää esimerkiksi kalustonhallintaan, työn suunnitteluun, turvallisuuteen tai ajopäiväkirjan laatimiseen. Omaisuuden seuranta muuttuu kuitenkin henkilötietojen käsittelyksi, jos ajoneuvon tiedot voidaan yhdistää kuljettajaan tai muuhun työntekijään.
Ratkaisevaa ei ole järjestelmän nimi vaan se, pystytäänkö tiedoista tunnistamaan työntekijä suoraan tai muita tietoja yhdistelemällä.
Ajoneuvon tieto + henkilöön yhdistävä tieto = työntekijää koskeva henkilötieto
Mitä henkilötietoja järjestelmä voi kerätä?
- ajoneuvon sijainti ja kuljettu reitti
- ajoajat ja pysähdykset
- nopeus, kilometrit ja ajotapaa kuvaavat tiedot
- ajoneuvon tai kuljettajan tunniste
- järjestelmän käyttöä koskevat lokitiedot
Tieto on henkilötieto myös silloin, kun nimi ei näy suoraan järjestelmässä, jos kuljettaja voidaan tunnistaa esimerkiksi henkilökohtaisesta tägistä, työvuorosta, ajopäiväkirjasta, työmääräimestä tai ajoneuvon vakiintuneesta käyttäjästä. Käsittelyä ovat keräämisen ja tallentamisen lisäksi tietojen katselu, hakeminen, yhdistäminen, käyttäminen ja välittäminen.
Tietoja ei saa kerätä varmuuden vuoksi
Työnantaja saa käsitellä vain työntekijän työsuhteen kannalta välittömästi tarpeellisia henkilötietoja. Tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella.
- Mitä tietoja kerätään?
- Mihin tarkoitukseen niitä käytetään?
- Miksi juuri nämä tiedot ovat tarpeellisia?
- Kuka saa nähdä tiedot?
- Kuinka kauan tietoja säilytetään?
- Miten väärinkäyttö estetään?
Se, että järjestelmä pystyy teknisesti näyttämään esimerkiksi nopeuden tai koko ajoreitin, ei vielä oikeuta käyttämään tietoa mihin tahansa. Laskutusta tai ajopäiväkirjaa varten kerättyä tietoa ei saa automaattisesti käyttää työntekijän työajan, ajotavan tai työsuorituksen valvontaan.
Työntekijälle pitää kertoa seurannasta etukäteen
Työnantajan on kerrottava ymmärrettävästi, mitä tietoja kerätään, miksi niitä käytetään, mikä on käsittelyn oikeusperuste, kenellä on pääsy tietoihin, luovutetaanko tietoja eteenpäin, kuinka kauan niitä säilytetään ja miten työntekijä voi käyttää oikeuksiaan. Tietosuojaselosteen pitää vastata järjestelmän todellista toimintaa.
Tekninen valvonta käsitellään henkilöstön kanssa
Seuranta on rajattava siihen aikaan ja tarkoitukseen, jonka vuoksi se on tarpeellista. Jos työntekijä käyttää ajoneuvoa yksityisajoihin, järjestelmässä pitää olla toimiva tapa erottaa yksityisajo työajosta. Henkilökohtaisten tunnisteiden virhehavainnot on estettävä tai poistettava.
Tunnisteen havaitseminen auton läheisyydessä ei yksin todista, että työntekijä ajoi autoa tai edes oli sen sisällä. Epävarmaa havaintoa ei saa käsitellä varmana tietona työntekijän toiminnasta.
Nopeus- ja ajotapatiedot ovat henkilötietoja
Nopeus, pysähdykset, reitti ja ajotapa ovat henkilötietoja, jos ne voidaan yhdistää kuljettajaan. Niiden työntekijäkohtainen käyttö edellyttää ennalta määriteltyä tarkoitusta, oikeusperustetta, osoitettua tarpeellisuutta, ennakkoinformointia, rajattuja käyttöoikeuksia, tiedon luotettavuuden varmistamista ja määriteltyä säilytysaikaa.
Tietoja saavat nähdä vain niitä työssään tarvitsevat
Tekninen käyttöoikeus ei vielä anna oikeutta tarkastella kaikkia tietoja. Käyttöoikeudet on rajattava työtehtävien mukaan. Työnantajan pitäisi pystyä selvittämään, kuka avasi tiedot, milloin niitä katsottiin, mitä käsiteltiin, mihin työtehtävään käsittely liittyi ja kenelle tietoja välitettiin.
Jos tietoja katsotaan ilman tehtävään perustuvaa tarvetta tai välitetään oikeudettomalle vastaanottajalle, kyse voi olla henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta.
Vaikutusten arviointi voi olla pakollinen
Jos seuranta on järjestelmällistä ja voi aiheuttaa korkean riskin työntekijän oikeuksille, työnantajan on tehtävä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi eli DPIA ennen käsittelyn aloittamista. Siinä kuvataan käsittely, tarpeellisuus, työntekijöille aiheutuvat riskit, suojatoimet ja jäljelle jäävä riski.
Suomalaisessa ajotietojärjestelmää koskeneessa tapauksessa työntekijöiden sijaintitietojen järjestelmällinen käyttäminen työajan seurantaan katsottiin korkean riskin käsittelyksi. Vaikutustenarvioinnin ja muiden velvoitteiden laiminlyönnistä määrättiin 16 000 euron seuraamusmaksu.
Työntekijän oikeudet
Työntekijä voi tehdä GDPR:n 15 artiklan mukaisen tarkastuspyynnön. Hän voi pyytää vahvistuksen tietojen käsittelystä, jäljennöksen omista tiedoistaan sekä tiedot käsittelyn tarkoituksista, tietoryhmistä, vastaanottajista, säilytysajoista ja tietojen alkuperästä. Tilanteesta riippuen työntekijällä voi olla oikeus vaatia myös virheellisen tiedon oikaisemista, käsittelyn rajoittamista tai tarpeettoman tiedon poistamista.
Jos epäilet epäasiallista seurantaa
- Kirjaa tapahtumat ja ajankohdat.
- Säilytä viestit, raportit ja kuvakaappaukset.
- Pyydä tietosuojaseloste ja työntekijöille annettu ohje.
- Selvitä luottamusmieheltä, miten asia on käsitelty henkilöstön kanssa.
- Tee tarvittaessa kirjallinen tarkastuspyyntö.
- Pyydä nopeasti poistuvien lokien säilyttämistä asian selvittämisen ajaksi.
- Vaadi virheellisen tiedon oikaisua ja riidanalaisen tiedon käytön rajoittamista.
- Ota yhteyttä luottamusmieheen tai liittoon ennen henkilöstötoimia.
- Ota tarvittaessa yhteyttä tietosuojavaltuutettuun tai työsuojeluviranomaiseen.
Työnantaja saa seurata omaisuuttaan, mutta hänellä ei ole yleistä oikeutta seurata työntekijöitä.